POLÍTICA DE TRATAMIENTO DEL DATO AJOVER S.A.S.

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, AJOVER S.A.S., sociedad constituida bajo los lineamientos de la ley colombiana ( en adelante AJOVER), da a conocer su Política de Tratamiento del Dato, en la cual se describe entre otras, el alcance y la finalidad del Tratamiento que realizará AJOVER de sus datos personales, así como los procedimientos y mecanismos por medio de los cuales AJOVER hará y permitirá hacer efectivos sus derechos en calidad de Titulares de los Datos Personales.

AJOVER garantiza que su privacidad estará plenamente protegida; es por esto, que usted como usuario, puede tener total certeza que la información que usted nos entrega, sólo se utilizará de acuerdo con esta Política de Tratamiento del Dato, respetando así la normativa vigente aplicable.
Así mismo, con el fin de evitar cualquier acceso no autorizado o divulgación no permitida, contamos con diversos procedimientos físicos, electrónicos y administrativos para salvaguardar y asegurar toda la información que recopilamos.

Definiciones.

Derecho de habeas Data: Es el conjunto de facultades que le permiten a usted como titular del dato, verificar que la información que nos entregó, sea recolectada y tratada de conformidad con las disposiciones señaladas en la ley y sobre todo de acuerdo a la finalidad informada por nosotros y para la cual usted nos entregó su dato personal.

Estas facultades le permiten entre otras cosas, consultar, actualizar y solicitar que lo eliminemos de nuestra base de dato. Lo anterior, si para el momento de su solicitud no existe obligación contractual o legal de permanecer en nuestros archivos.

Autorización: Es la manifestación expresa de su parte, consintiendo que AJOVER trate sus datos, de acuerdo a las finales descritas en esta Política de Tratamiento del Dato y en la autorización que para tal efecto se pondrá en conocimiento para su revisión aceptación.

Titular del dato: Es usted, cuando nos autoriza a tratar sus datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que hagamos con sus datos, el tratamiento puede ir desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de sus datos.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información que lo identifique o que en conjunto pueda hacer que lo identifiquen.

Los datos se clasifican en públicos, privados y semiprivados y sensibles.

Dato Personal Público: Son todos aquellos que conciernen a un interés general, y por regla general están contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Sus datos públicos pueden ser entre otras, su nombre, identificación, estado civil, profesión u oficio.

Dato Personal privado: Es el dato que solo le concierne a usted como Titular, y tiene una naturaleza íntima y reservada. Sus datos privados son entre otros, dirección y teléfono de domicilio, información extraída a partir de la inspección del domicilio, afecciones a la salud, orientación sexual.

Dato Personal semiprivado: Son sus datos privados y que bajos ciertas situaciones podrían ser de interés de un determinado grupo de personas. Es semiprivado entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras.

Dato Personal Sensible: Información que afecta su intimidad y cuyo uso indebido puede generar discriminación, tal como aquella que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN entre otros).

Datos Especiales: Hace referencia al tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes y el tratamiento de datos Sensibles.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. AJOVER es responsable de muchos de datos que reposan en sus bases de datos, en especial de los datos de sus clientes, empleados y proveedores.

Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable del tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta o en nombre del responsable.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional)

Finalidad y alcance del tratamiento

Para el cumplimiento de su objeto social y el desarrollo de sus actividades comerciales, AJOVER adopta la presente Política de Tratamiento del Dato, mediante la cual explica el tratamiento que realizará sobre los datos personales recolectados. Específicamente, a través de la presente política, se describen los parámetros bajo los cuales se obtienen, recolectan, utilizan, almacenan, custodian, circulan, transfieren y suprimen los datos personales a los que AJOVER tenga acceso por cualquier medio, previa autorización expresa e informada, salvo las excepciones que se establezcan en la ley.

El tratamiento que AJOVER le dará a los datos personales actuando como responsable se limitará a las finalidades establecidas a continuación y en especial aquellas expresamente señaladas en la autorización que para tal efecto se pondrá en conocimiento para su revisión aceptación. De igual manera, AJOVER velará para que el tratamiento que los encargados o terceros a los que se les permita el acceso a la información se rija por esta Política de Tratamiento del Dato. Las finalidades del tratamiento son:

- Gestionar toda aquella información que sea necesaria para el desarrollo del objeto social y nuestras actividades comerciales.
- Prestar adecuadamente los servicios contratados, así como informarle y mantener actualizado en asuntos que sean de interés del titular del dato.
- Validar los datos suministrados por los clientes, actuales o potenciales y proveedores, incorporarlos a la base de datos, ofrecer sus productos y servicios y monitorear y asegurar la calidad del servicio prestado.
- Para la gestión documental o la obtención de seguros, AJOVER S.A.S. contratará los servicios de terceros con acceso a esta información, sin que esto la exonere de la responsabilidad por su uso reservado y confidencial.
- Compartir esta información con sus aliados comerciales, con el fin de permitir a los clientes la oportunidad de escoger entre los productos y servicios que éstas ofrecen, incluido el envío de información comercial correspondiente.
- Informar sobre la incorporación de nuevos servicios y productos en el mercado.
- El levantamiento de registros contables y/o estadísticos.
- Los reportes a autoridades de control y vigilancia.
- Adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícita, incluyendo cualquier información relacionada con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

En relación con nuestros empleados y colaboradores temporales las finalidades serán:

- Mantener al día nuestro sistema de información a efectos dar cumplimento a todas nuestras obligaciones contractuales de cualquier índole con nuestros Empleados.
- Realizar auditorías administrativas, tecnologías y jurídicas a efectos verificar el cumplimento de las responsabilidades contractuales del Empleado.
- Verificación que el tratamiento que nuestros Empleados realicen del dato de nuestros Clientes esté acorde con la política entregada por éstos en calidad de Responsable del dato.
- Realizar métricas y estudios sobre el clima laboral

De conformidad con las finalidades descritas, el alcance del tratamiento al cual está sujeto AJOVER es el siguiente:

Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
En caso de que AJOVER no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

Datos sensibles

AJOVER procura no realizar tratamiento de datos sensibles. Sin embargo, si en el desarrollo de nuestro objeto social llegáramos a necesitar datos de esta categoría, éstos serán tratados de conformidad con los principios señalados en ley, guardado la confidencialidad que el derecho a la intimidad nos impone.

Usted como titular del dato no está obligado a suministrarnos datos de esta naturaleza. No obstante, entiende que hay trámites y procedimientos en los cuales será necesario el tratamiento de estos datos.

Intercambio, transferencia y transmisión de la información

AJOVER podrá suministrar la información y datos personales recolectados a las sociedades subsidiarias, filiales o aliadas de AJOVER, o a sociedades o personas naturales en Colombia o el exterior, aún en países que no cumplan con niveles adecuados de protección de datos, en las que AJOVER confíe para que realicen el procesamiento de la información para el mejoramiento de los servicios o los procesos involucrados en el aprovisionamiento de los mismos.

Seguridad de la información

AJOVER ha implementado procedimientos que garantizan la seguridad, transparencia y correcto uso de la información, la cual podrá ser verificada en cualquier momento por parte de los titulares de los datos.

Derechos de los titulares del dato

Usted como titular del dato tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales, mediante los procedimientos establecidos en la Ley 1581.

El responsable del tratamiento y almacenamiento de la información personal es AJOVER.

En caso de tener dudas, consultas o reclamos en relación con el tratamiento de la información, le agradecemos, como titular del dato personal, ponerse en contacto con nosotros a la dirección de correo electrónico habeasdata@ajover.com, teniendo en cuenta las procedimientos que describimos a continuación.

Procedimientos

Consultas

Los titulares del dato podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos de la compañía. AJOVER le suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Al respecto, le solicitamos tener en cuenta:

1. Si es su deseo es presentar una consulta, le solicitamos enviar su inquietud al correo electrónico a habeasdata@ajover.com.
2. Adicionalmente debe adjuntar al correo copia de su documento de identidad, y de no estar actuado en calidad de titular del dato, le recomendamos indicar en que calidad actúa, y adjuntar el documento que lo faculte para realizar la consulta; si está actuando en calidad de apoderado, aporte el poder debidamente otorgado.

Si está actuando en calidad de causahabiente, aporte el registro civil con el cual se pueda acreditar el derecho que le asiste para realizar la consulta en representación o en nombre del titular del dato.

AJOVER contará con término de 10 días hábiles para responder su consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, le informaremos las razones del retraso y señalaremos la fecha en que daremos respuesta su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El titular del dato que considere que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo ante AJOVER. Al respecto le solicitamos tener en cuenta:

1. Si es su deseo es presentar una reclamo, le solicitamos enviar su solicitud al correo electrónico a habeasdata@ajover.com
2. Adicionalmente debe adjuntar al correo copia de su documento de identidad, y de no estar actuado en calidad de titular del dato, le recomendamos indicar en que calidad actúa, y adjuntar el documento que lo faculte para realizar el reclamo; si está actuando en calidad de apoderado, aporte el poder debidamente otorgado.

Si está actuando en calidad de causahabiente, aporte el registro civil con el cual se pueda acreditar el derecho que le asiste para realizar el reclamo en representación o en nombre del titular del dato.

AJOVER contará con término de 15 días hábiles para atender su reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, le informaremos las razones del retraso y señalaremos la fecha en que daremos respuesta su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo resulta incompleto, le solicitaremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de éste, que subsane las inconsistencias encontradas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibamos el reclamo completo, incluiremos en nuestra base datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda la mantendremos hasta que demos respuesta definitiva al reclamo.
En caso de que AJOVER no sea competente para atender su reclamo, daremos traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos dicha situación.

Vigencia

Esta Política del Tratamiento del Dato está vigente desde octubre de 2.016. Las bases de datos de AJOVER se conservan por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, mandato legal y lo que dispongan otras normas sobre retención documental.

Datos de contacto

Para estos efectos los titulares podrán comunicarse con AJOVER, a través de correo electrónico habeasdata@ajover.com o por medio de una comunicación escrita enviada a la Calle 65 Bis No. 91 – 82 en la ciudad de Bogotá.